מי מאתנו לא חווה את התסכול בסוף היום כאשר המפתחות של הרכב כבר על השולחן והראש כבר לא במשרד אך המשבצות המביטות מהאקסל “זועקות” על כך שלא ביצענו את כל משימתנו לאותו יום?
אני מאמינה כי רובנו חווים יום יום את האכזבה, התסכול וההרגשה שיכולתי לבצע יותר אם היה קצת יותר זמן, אם הייתי יכולה להפסיק את המירוץ נגד השעון או לחלופין לעבוד כל הלילה?
זמן מסתבר הוא יצור “חמקמק” ומתעתע ביותר, רוב היום אנחנו בטוחים שיש לנו אותו הרבה יותר ממה שבאמת הוא נמצא וכאשר אנחנו רודפים אחריו ונלחמים בו הוא נגמר מהר יותר.
לזמן יש גם תכונה “מוזרה” לזוז מהר יותר כאשר אנו נהנים ולהיתקע” כאשר אנחנו נמצאים בישיבה משעממת ובמצבים שאנחנו רק רוצים שהזמן יעבור.
מתוך רצון להפסיק את רכבת ההרים הזו חיפשתי דרך להאריך את הזמן כאשר אנו נזקקים לכך.
לצערי אחרי חיפוש יסודי לא הצלחתי להאריך את הזמן אך מצאתי מושג שעוזר לי מאוד לאלף את הזמן ה”סורר”. המושג הוא: “ניהול זמן”.
ניהול זמן הוא כינוי לאוסף שיטות לבקרה על אדון הזמן היקר שלנו המוקדש לפעילויות שונות, כך הזמן המוקצב למשימה מסוימת הוא מדויק, ניהול זמן הוא בעצם ניהול עצמי.
ישנן מספר שיטות מוקדמות לניהול זמן אך לא אלאה אתכם ואבזבז את זמנכם היקר, אשתף אתכם בטיפים מדויקים וקצרים שעובדים עבורי:
- אל תדחו דברים!! כל מה שאתם יכולים לעשות היום, תעשו היום! כל מה שידחה למחר. גזר דינו ידוע מראש. ככל הנראה ימשיך להידחות.
- בתחילת יום, ארגנו לכם את המשימות הדחופות ביותר לטיפול מיידי ואת המשימות הפחות דחופות לאחר מכן (אפשר לסמן בצבעים). אם כל המשימות דחופות אז פה אתם כבר בבעיה.
- טיפ לעצמאים, תוכנות מחשב טובות חוסכות זמן! לדוגמה, תוכנת הנהלת חשבונות טובה תעזור “בתיקתוק” חשבוניות ותעזור לכם לחסוך זמן יקר על מערכת מסורבלת. תוכנה לניהול משימות תעזור לעשות סדר במשימות ותיעדוף משימות, וכן הלאה. תוכנה נוספת יכולה להיות תוכנת לסליקת כרטיסי אשראי. בעל עסק המתחיל לסלוק כרטיסי אשראי יחסוך זמן בגביית כספים מהלקוחות ויחסוך לעצמו כאב ראש.
- הניחו את הטלפון הנייד בצד! זה מאוד קשה עד בלתי אפשרי, אך כאשר מבצעים זאת פתאום מצטרפת לכם לפחות שעה פנויה ליום!
- היצמדו לתוכניות שלכם לאותו יום, אל תהיו ספונטניים בכל הקשור לניהול לוחות הזמנים שלכם.
- נצלו את זמן ההליכה או הנסיעה שלכם לעבודה, למשל, אתם יכולים להציץ במיילים ברכבת או לשוחח עם לקוח בנייד.
- התחילו את היום עם משימות מורכבות יותר. בבוקר אתם יותר פרודוקטיביים וכדאי להיפטר ממשימות הדורשות יותר ריכוז ויכולת חשיבה.
- תנשמו: בתחילת יום, באמצע יום ובסופו, בסופו של דבר, זמן הוא רק זמן.
אני מקווה שלא בזבזתי לכם הרבה זמן עם המאמר לניהול זמן, כמו שציינתי, זמן הוא יצור חמקמק וכדאי לאלף אותו על מנת שנוכל להיות יותר פרודוקטיביים, גם בעבודה וגם בחיים הפרטיים שלנו.